نقاط پنهان سازمان و اهمیت سازماندهی     * محمود مزینانی

نگاه اقتصاد – موضوع این یادداشت اهمیت شناسائی بخش ها و واحدهایی از سازمان است که حکم زوائد فراموش شده را دارند و مورد غفلت در مسیر هدایت و برنامه ریزی قرار می گیرند؛ بودجه های این بخش ها، ذیل بودجه ی واحد بالا دست قرار گرفته در حالی که به واسطه ی قطع یا گسست فرآیندی، به درستی کنترل نمی شوند.

بی شک داستان نگهبانی که سال ها کنار نیمکت باغ کاخ شاه نگهبانی می داده است در تبیین این موضوع بسیار کمک می نماید که در آن تصادفاً فردی از چرایی حضور آن نگهبان در آن محل می پرسد؛ بعد از بررسی و پرسش، مشخص می شود سال ها پیش، آن نیمکت رنگ آمیزی شده و برای اینکه کسی روی نیمکت ننشیند و رنگی نشود، نگهبانی برای آن تعیین نموده اند.

این داستان نشان می دهد یک فرآیند بدون بازنگری در مجموعه فعالیت های اصلی، در یک سیستم تثبیت شده و در طول سال ها کسی به آن توجه ننموده است؛ به عبارتی دقیق تر سازوکار اندام وار سازمان، فاقد جریان اطلاعات از واحدی است که آن را ایجاد نموده است؛ همانند عضو فلج بدن، که حضور موثری در فعالیت روزمره ندارد، اما بخشی از انرژی را به خود اختصاص می دهد.

عموماً نقص در منطق سازمان دهی، نبود سازوکار اخذ بازخورد در شیوه ی مدیریت، فرهنگ سازمان و نگرش مدیریت به تحول و تغییر در ایجاد نقاط فراموش شده در سازمان تأثیر گذارند.

از شاخص های تشخیص وجود و ایجاد نقاط فراموش شده، نماهای ظاهری متفاوت در بخش های مختلف سازمان، تفاوت آشکار و عمیق در مسیرهای عبور و مرور مشاغل سطح بالا و سایر طبقات شغلی و فضاهای کاری کارکنان سطوح مختلف، وجود تغییرات مکرر در مدیریت و مشاغل کارشناسی سازمان، عدم وجود مستند فرآیندهای سازمان، نبود مشارکت در سازمان و .. قابل ذکر است که بسته به اندازه ی سازمان، فعالیت آن و دولتی و خصوصی بودن سازمان متفاوت خواهد بود.

مخفیگاه ها، می توانند واحدهای پشتیبانی کننده باشند؛ می توانند فعالیت های به ظاهر کلیدی باشند؛ سیستم های موروثی، غیر عملیاتی و رها شده، تجهیزات مازاد، قراردادهای غیر لازم که باید باطل شوند و هر آنچه که برای سازمان منافعی ندارد و از طرح فعالیت سازمان بیرون افتاده است می توانند نقاط پنهان تلقی شوند و بهره وری و سود سازمان را کنند که عموماً به درستی شناسائی نمی شوند و گزارشی از آن نیست.

گام زدن در سازمان و اشراف به تمام فرآیند ها، در مجموعه وظایف ماهانه مدیر باید تعبیه شود؛ بخشی از این زوائید از این طریق حذف می شوند؛ حکایت نگهبنانی که از نیمکت رنگ خورده سال های گذشته پاسداری می کند و کسی از خود نپرسیده اند که این فعالیت بنا به چه ضرورتی انجام و تعبیه شده است.

پایش و اداره ی فعالیت های سازمان نیازمند استمرار و نصب حسگرهای بودجه ای و منابع انسانی است؛ به عبارت دقیق تر این دو بخش مهمترین بازوهای شناسائی این نقاط می توانند باشند.

سامانه های مدیریت منابع سازمان(ERM) می توانند حضور و جایگاه آن ها را در زنجیره ارزش سازمان بر روی نقاله های درخواست های سازمان رد یابی کنند و در صورت عدم وجود فرآیندی که متناسب بودجه پیش بینی شده است، بلافاصله برای بررسی و احیاناً اصلاح و حذف آن اقدام نمایند البته نقاط مغفول ناخواسته چرخه هایی را نیز ایجاد می نمایند و حذف کردن آن ها دشوار می شود.

شایان ذکر است از آنجائیکه هر چه از هسته ی سازمان فاصله بگیریم در برخی مواقع از شدت کنترل های داخلی کاسته می شود امکان ایجاد شکاف در سازمان از این نقاط بیشتر خواهد شد.

از برخی راهکارهای ممکن، موارد ذیل قابل ذکر است:

۱) ایجاد چرخه های بهبود و تحول مداوم

۲) ملاحظه تمام بخش ها در سند بودجه و بررسی هر واحد

۳) تفکیک و ارزیابی مستقل واحدها

۴) قدم در سازمان

نقاط پنهان سازمان هم می تواند در زندگی شخصی تشکیل شود و هم در سازمان های عمومی، بیت المال را از بین ببرد.

شناسائی نقاط پنهان، همانند شناسائی نقاط ضعفی است که بیمار را سال ها درگیر خود می کند اما تشخیص داده نمی شود.

نقاط پنهان بخش کاهلی است که باید حذف و یا در فعالیت اثر بخش مجدداً سازمان دهی شود.