توجه! کارکنان مشغول دورکاری هستند!

تهران- شرایط بحرانی و کاهش تردد در سطح شهر برای بعضی از کسب‌وکارها تنها یک معنی دارد: تعطیلی. این در حالی است که اگر مدیران با ابزارهای مبتنی بر فناوری آشنایی داشته باشند، گزینه دورکاری را انتخاب می‌کنند و در شرایط بحرانی نیز تا حد امکان فعالیت‌های کاری سازمان را ادامه می‌دهند.

همه‌گیری ویروس کرونا موجب شد بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، نیروی انسانی خود را به سمت دورکاری هدایت کنند تا از گسترش بیماری جلوگیری کنند. دورکاری با اینکه بعضی نیروها را به خانه می‌فرستد، اما کسب‌وکارهایی را برای ارائه خدمات به افرادی که در جایی غیر از محیط کار خود مشغول فعالیت هستند، گسترش می‌دهد.

در روزهایی که بسیاری از کسب‌وکارها یکی پس از دیگری به تعطیلات اجباری می‌رفتند، شرکت‌های بزرگی مانند گوگل و توییتر بدون تغییر در کیفیت خدمات، کارکنان خود را به خانه فرستادند تا فعالیت‌های شغلی خود را به‌صورت دورکاری انجام دهند. برخی از کسب‌وکارهای ایرانی که در روزهای دورکاری، می‌توانند راهکارهایی را به شرکت‌ها و کارکنانشان ارائه دهند، در این گزارش معرفی شده‌اند.

اولین مسئله‌ای که دورکاری با خود به همراه دارد، عدم حضور افراد در اداره یا شرکت است. وقتی به محل کار خود نمی‌رویم و از خانه کار می‌کنیم دیگر خبری از انگشت زدن و کارت زدن نیست. این در حالی است که اگر مدیران بخواهند میزان ساعات کار انجام شده و ثبت مرخصی یا تهیه گزارش عملکرد را انجام دهند، نیاز به اطلاعات سیستم حضور و غیاب دارند.

سیستم‌های حضور و غیابی که بدون نیاز به سخت‌افزار کار می‌کنند، می‌توانند گزینه خوبی برای مدیرانی باشند که نیروهای دورکار دارند. این سیستم‌ها، معمولاً به‌صورت یک نرم‌افزار تلفن همراه یا یک نرم‌افزار تحت وب در دسترس هستند و ساعات کاری پرسنل را ثبت می‌کنند. تهیه لیست حقوق و بیمه نیز با استفاده از آنها، امکان‌پذیر است. پانج‌کارت و تیک‌تایم، دو نمونه از کسب‌وکارهایی هستند که خدماتی را در این زمینه ارائه می‌دهند.

بعد از اینکه کارمندها آمادگی خود را برای شروع کار اعلام کردند، لازم است اسنادی را از همکاران خود تحویل بگیرند یا در اختیار مدیرانشان قرار دهند. علاوه بر این، فضایی مورد نیاز است که اسناد خود را به‌صورت دسته‌بندی شده در آن بارگذاری کنند تا در هر زمان و مکانی قابل دسترسی باشد. اینجاست که فضای ذخیره‌سازی ابری اهمیت پیدا می‌کند. با اینکه از طریق یک اکانت گوگل می‌توان از امکاناتی مانند دراپ‌باکس و گوگل‌درایو استفاده کرد، اما شرکت‌های ایرانی نیز در این زمینه فعالیت دارند. پرشین‌گیگ و ابری‌نو از جمله شرکت‌های ایرانی هستند که فضای ابری را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

برگزاری جلسه‌هایی که در آن کارکنان و مدیران درباره مسائل کاری، گفت‌وگو می‌کنند و به ارائه راهکارهای جدید می‌انجامد، یکی دیگر از مواردی است که با تغییر به دورکاری، شکل جدیدی پیدا می‌کند و نیاز به ابزارهایی دارد تا قابل اجرا باشد.

ای‌سمینار و اسکای روم، دو نمونه از کسب‌وکارهای ایرانی هستند که امکان برگزاری جلسه و نشست‌های آنلاین را فراهم می‌کنند. این تنها کاربرد ای‌سمینار و اسکای روم نیست و مراکز آموزشی نیز می‌توانند کلاس‌های خود را به‌صورت آنلاین در این بستر، برگزار کنند.

ارتباط با مشتریان نیز در شرایط دورکاری دستخوش تغییراتی می‌شود. فرض کنید در زمانی که همه کارمندان از خانه، وظایف شغلی خود را انجام می‌دهند، چه کسی پاسخگوی تماس‌های تلفنی شرکت خواهد بود؟ و وضعیت مرکز تماس و پشتیبانی چه تغییراتی خواهد کرد؟

در حال حاضر کسب‌وکارهایی مشغول فعالیت هستند که این نوع نیازها را تأمین می‌کنند. این کسب‌وکارها با راه‌اندازی یک دفتر کار مجازی برای شما، ارتباطات برون‌سازمانی‌تان را مدیریت می‌کنند. دفتر کار مجازی نه‌تنها برای دورکاری، بلکه برای مشاغلی که در مراحل اولیه فعالیت خود قرار دارند، قابل استفاده است. دفتر شما و تلوبال دو مجموعه‌ای هستند که با ارائه خطوط تلفن به کسب‌وکارها، مدیریت مرکز تماس و ارتباط با مشتریان را انجام می‌دهند.

بعضی شرکت‌ها پروژه‌هایی را در دستور کار خود دارند که مدیریت آنها نیاز به ابزارهای تخصصی بیشتری دارد. در این شرکت‌ها، یک فضای ابری جداگانه و یک فضای جلسه جداگانه، ممکن است موجب سردرگمی همکاران شود و اگر امکان مدیریت یکپارچه این موارد و نیز امکانات بیشتری در اختیار شرکت‌ها باشد، مدیریت پروژه با دقت و سهولت بیشتری انجام می‌شود.

دسترسی به جزئیات پروژه خارج از شرکت، رهگیری زمان‌بندی، نشست آنلاین و همچنین راهکارهایی برای ارتباط با مشتری، مواردی هستند که در مدیریت پروژه مورد توجه قرار می‌گیرند. تسکولو و لیمو دو نمونه از ابزارهای مدیریت پروژه هستند که هم در شرایط عادی و هم برای شرکت‌هایی که نیروی دورکار دارند، قابل استفاده‌اند.

دورکاری شاید در نگاه اول، تحرک درون سازمان را کاهش دهد، اما در حقیقت می‌تواند با کاهش بخشی از هزینه‌ها به سازمان در کسب سود بیشتر کمک کند. علاوه بر این، استفاده از انواع ابزارهای آنلاینی که خدمات مورد نیاز در برای دورکاری را ارائه می‌دهند می‌تواند به ارتقای بهره‌وری کمک کند./ایرناپلاس

 .

 .

 .

×××

    (گروه رسانه ای ندای زاگرس (ندای زاگرس – سپهرروز – پویاخبر – ماناسپهر – نگاه اقتصاد

http://www.nedayezagros.ir  –  http://www.manasepehr.ir  – http://pooyakhabar.ir  – http://negaheghtesad.ir 

davodsajadi@gmail.com :ایمیل برای ارسال اخبار، مقاله، سوژه و درج تبلیغات