استفاده از ابزارهای نوین اطلاع‌رسانی حلقه مفقوده روابط عمومی‌ها

در این عصر که شاهد پیشرفت سریع فناوری و همه گیرشدن استفاده از فناوری های نوین هستیم، اگر بخواهیم همچنان از روش و تفکر سنتی برای اطلاع رسانی استفاده کنیم بی شک نمی توانیم در دنیای ارتباطات جایی برای خود داشته باشیم.

اهمیت این موضوع برای روابط عمومی ها به عنوان نهادهای اطلاع رسانی دوچندان است که ضعف هایی در این زمینه وجود دارد برخی باوجود داشتن این ابزار، دانش استفاده از آن را ندارند و برخی با وجود داشتن این دانش یا ابزار را ندارند و یا هنوز به تفکر و روش سنتی پایبند هستند.

ابزارهای نوین اطلاع رسانی امری است که شیوه های سنتی انتقال اخبار و اطلاعات توان مقابله با آن را ندارند، در واقع سرعت انتقال اخبار و اطلاعات در دنیای امروز به حدی بالا است که عمر یک خبر را بسیار کوتاه کرده و هر اتفاقی در هر نقطه از جهان به سرعت و در مدت چند دقیقه به کل دنیا مخابره می شود.

آنچه که بدیهی است این است که سازمان در دست مسوولان یک امانت است و باید براساس قانون شفاف سازی اطلاعات، اطلاعات موردنیاز مخاطبان در اختیار آنان قرار گیرد و باید به شفافیت اطلاعات و استفاده از شیوه های جدید در نشر اطلاعات پایبند باشیم.

فرد دارا، اطلاعات قوی تری دارد

از همین رو یک استاد دانشگاه و دکترای علوم ارتباطات در گفت و گو ایرنا با گرامیداشت روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی ها، اظهار داشت: دوران زندگی انسان به عصرهای متعددی همچون کشاورزی، پیشاصنعتی، صنعتی، فضاصنعتی، اطلاعات و عصر ارتباطات تقسیم می شود.

فرزاد سهیلی افزود: بررسی این مراحل به این معنی است که ورود به دوران اطلاعات و ارتباطات پیش زمینه ای قبلی دارد و در این عصر کسی داراتر و قدرتمندتر است که از اطلاعات قوی تر برخوردار باشد و از شیوه های ارتباطی به روزتر و مناسبتری بهره مند باشد.

ابزارهای همگرا کامل ترین ابزار ارتباطی است

وی ادامه داد: ابزارها و شیوه های متعددی برای ارتباط وجود دارد که در هر عصر تغییر کرده است، از ارتباط شفاهی و دود و آتش، نوشتن بر روی سنگ و پوست گرفته تا زمانی که به تلگراف، چاپ کتاب، رادیو، تلویزیون، اینترنت، ماهواره و شبکه های اجتماعی رسیده ایم و تا این لحظه کامل ترین نوع این ابزارهای ارتباطی، ابزار همگرا است.

به گفته این استاد دانشگاه، ابزار همگرا سایر ابزارهای پیشین را در دل خود دارد که می توان به فاکتورهای نوشتاری، صوتی و تصویری اشاره کرد.

عصر وب سه پیش رو قرار دارد

مدیرمسوول هفته نامه رازآور افزود: در عصر امروز رسانه های مبتنی بر وب دو که شبکه های اجتماعی نیز محصول این ابزار هستند و از ابزارهای چندبعدی برخوردارند به عنوان کامل ترین رسانه در اختیار قرار دارد و هم اکنون در حال ورود به عصر وب سه قرار داریم.

وی افزود: عصر وب سه دارای یک فناوری هوشمندتر و کامل تر از وب دو است و هنوز به صورت کامل محقق نشده است.

سهیلی با بیان اینکه تقسیم بندی متفاوت تری در زمینه نامگذاری بین روابط عمومی دستگاه های اجرایی وجود دارد، به روابط عمومی سنتی، الکترونیک، دیجیتال و سایبر اشاره کرد و گفت: آنچه که مشهود است این است که باید ۲ مسئله را مورد توجه قرار دهیم و بپرسیم که در نهایت باید خود را به ابزارهای ارتباطی جدید مجهز کنیم و اگر این امر محقق شد به دانش چگونگی استفاده بهینه از این ابزارها نیز مجهز شویم.

این استاد دانشگاه یادآور شد، اگر کل این امکانات ارتباطی مدرن را داشته باشیم ولی راهبرد استفاده مناسب در زمان و مکان و شناخت مخاطب را نداشته باشیم با شکست مواجه می شویم.

ضعف استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی

وی ادامه داد: امروز بسیاری از روابط عمومی های ما، این ابزار اطلاعاتی نوین را دارند ولی دانش بهره برداری استراتژیک از این ابزارها را ندارند و برخی از همکاران نیز این دانش را دارند ولی به علت ضعف های ساختاری در برخی سازمان ها، امکانات و ابزار مناسب را در اختیار ندارند که هر ۲ مقوله ضعف محسوب می شود.

سهیلی خاطرنشان ساخت، از سوی دیگر برخی از روابط عمومی ها امکانات نو را در دسترس دارند و حتی شاید دانش استفاده از آن را داشته باشند اما همچنان به تفکر سنتی پایبند هستند و این تغییر تفکر باید مورد توجه روابط عمومی باشد.

وی معتقد است، برخی روابط عمومی ها تفاوت روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی سایبر و مجازی و دیجیتال را نمی دانند اینکه ابزارهای ارتباطی الکترونیک را در دست داشته باشیم به معنای روابط عمومی سایبری نیست چرا که روابط عمومی سایبری بدان معنا است که در هر زمان و در هر مکان بتوان با ابزارهایی که موجود است پاسخگوی مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی بود و این به معنای روابط عمومی سایبر شدن است.

شفافیت در عمل سرمایه اجتماعی است

وی افزود: امروز نمی توانیم با تفکر و ابزار سنتی در دنیای ارتباطات جایی باز کنیم و هرچه که یک سازمان در یک اتاق شیشه ای فعالیت کند در واقع میزان موفقیت و پیروزی آن بیشتر است و میزان شفافیت یک سازمان می تواند حمایت های اجتماعی که در نتیجه سرمایه اجتماعی مناسب است را به ارمغان بیاورد و شفافیت در عمل یک سرمایه اجتماعی برای سازمان محسوب می شود و هراندازه که سرمایه اجتماعی بالا باشد از حمایت اجتماعی بالاتری برخوردار است.

امروز جنگ ارتباطات است

در ادامه رییس اداره ارتباطات سازمان فرهنگی، اجتماعی و ورزشی شهرداری کرمانشاه به ایرنا گفت: امروز عصر اطلاع رسانی است و رابطه ای معنادار میان قدرت اطلاع رسانی حکومت ها با جایگاه آنها در جهان وجود دارد.

داوود امامی افزود: در واقع نمی توان کشور قدرتمندی را دید که از نظر ارتباطات ضعیف باشد، حکومت در چنین جهانی بدون بهره مندی از روابط عمومی ممکن نیست و هر حکومتی باید در کنار برنامه های خود، نگاهی نیز به روابط عمومی داشته باشد و در واقع امروز اگر جنگی باشد، در درجه اول جنگ ارتباطات است.

این مسوول ادامه داد: جوامع کنونی در حال گذار به جامعه اطلاعاتی آینده هستند، جامعه ای که در فناوری های اطلاعات و ارتباطات همه ابعاد زندگی انسان ها را تحت تاثیر قرار خواهد داد، جامعه ما نیز ناگزیر از این روند خواهد بود و خواه ناخواه به این سمت و سو کشیده خواهد شد.

روابط عمومی سنتی به سمت دیجیتال شدن حرکت کند

امامی یادآور شد، در همین راستا دولت و مسوولان نظام باید دغدغه های مقام معظم رهبری در خصوص روابط عمومی دستگاه خود را جدی تلقی کنند و باید با اندیشیدن و تدابیر لازم، تلاش مضاعف کنند تا با لحاظ کردن تغییرات ضروری، روابط عمومی های سنتی را به سوی روابط عمومی های دیجیتال سوق داده و آماده سازند و این امر مهم محقق نخواهد شد مگر با ایفای نقش مدیران که فناوری جدید را درک کنند و آگاهی مناسب از آن داشته باشند.

وی خاطرنشان ساخت، توجه به برقراری ارتباط و اطلاع رسانی از طریق فضای مجازی و شبکه های اجتماعی یک اصل جداناپذیر در همه عرصه های رسانه ای است و عدم توجه به آن، «مخاطب» را به عنوان اصل اساسی رسانه ها از هرم اطلاع رسانی حذف می کند.

امامی ادامه داد: امروز ابزارهای ارتباط با مخاطبان دچار تغییرات اساسی شده و از همین رو شبکه های اجتماعی مجازی و تلفنی، آسان ترین و موثرترین راه برای برقراری ارتباط با مردم است.

وی معتقد است، با اتکا به مفاهیم موجود، شبکه های اجتماعی و به کارگیری شیوه های نوین اطلاع رسانی در دستور کار مدیران روابط عمومی قرار گرفته است.

ضرورت گذر از تفکر سنتی

در ادامه علیرضا محمدی، مدیر روابط عمومی بهزیستی استان کرمانشاه در گفت و گو با ایرنا ضمن تبریک ۲۷ اردیبهشت ماه روز ملی ارتباطات و روابط عمومی، اظهارداشت: امروزه لزوم استفاده از دنیای الکترونیک و نیاز افراد جامعه به ابرازهای متعدد دیجیتالی بسیار مهم و حائز اهمیت بوده و همین امر باعث شده است حوزه روابط عمومی هر اداره یا سازمانی در راستای لزوم تغییر شیوه های سنتی به مدرن گام بردارد.

وی با بیان اینکه ضرورت استفاده از تکنیک های نوین اطلاع رسانی برکسی پوشیده نیست، گفت: در حوزه روابط عمومی بهزیستی استان کرمانشاه تلاش شده است بااستفاده از ابزارهای جدید و به روز، اطلاع رسانی خدمات و اقدامات در اسرع وقت و به بهترین شیوه های جدید صورت پذیرد.

مدیر روابط عمومی بهزیستی کرمانشاه، صرفه جویی در وقت، دسترسی مستقیم مردم به اطلاعات تعریف شده و خدمات ارایه شده دولتی، کاهش هزینه ها، تقویت کارآمدی مدیران، افزایش رضایت‌مندی مردم از خدمات صورت گرفته و انجام سریعتر امور را از جمله مزیت های روابط عمومی الکترونیک عنوان کرد.

دورشدن از ابزارهای نوین ارتباطی، موجب شکست یک سازمان می شود

در پایان کارشناس روابط عمومی شهرداری کرمانشاه به ایرنا، اظهارداشت: استفاده از ابزارهای نوین اطلاع رسانی به یک ضرورت تبدیل شده که در صورت مقابله با آن، هر دستگاه یا سیستمی به طور قطع محکوم به شکست و انزوا می شود.

محسن یاری ادامه داد: در دهکده جهانی برای بهره گیری از سرعت انتقال داده ها و اخبار و عقب نماندن از قافله، باید به سمت استفاده از این ابزارها و فناوری های نوین رفت، اینترنت دنیایی است که می توان با بهره جستن از برنامه های مختلف آن، خود و یا سازمان را به راحتی به دنیا معرفی کرد و این ابزار برای افرادی همچون روابط عمومی ها در کنار شیوه های دیگر مانند استفاده از نشریات و دفترک ها و … ضرورتی انکارناپذیر است.

یاری افزود: متاسفانه در کشور ما هنوز نهادها و سازمان هایی وجود دارند که نتوانسته اند از این ابزار مهم به خوبی استفاده کنند از سوی دیگر با توجه به قوانین حاکم بر کشور برای استفاده از این ابزارها و فیلتر بودن اغلب آنها، راه استفاده از این فناوری نیز محدودتر شده است و مباحثی همچون شبکه های اطلاع رسانی مجازی داخلی مانند سروش، اینترنت ملی و غیره نیز نتوانسته موفقیت آمیز باشد.

مدیر مسوول نشریه توسعه کرمانشاه معتقد است، اما باید با همین داشته ها نیز ساخت و برای عقب نماندن از دنیای وسیع اطلاعات از آنها جهت استفاده از انتقال سریع اخبار استفاده بهینه کرد.

یاری در پاسخ به این سوال که روابط عمومی های استان تا چه اندازه با استفاده از ابزارهای نوین ارتباطی آشنایی دارند، گفت: یک توازن مناسب بین روابط عمومی دستگاه ها برقرار نیست در برخی ادارات شاهد هستیم که استفاده بهینه تری در این زمینه صورت می گیرد و در برخی ادارات این موضوع کمتر دیده می شود.

وی معتقد است، اما در مجموع می توان گفت، ساختار روابط عمومی ها در ادارات استان، هنوز به خوبی برای مدیران توجیه نشده است و همین نوع دیدگاه مدیر با عدم تلاش روابط عمومی برای بهتر دیده شدن و نگاه‌ها و عملکرد سنتی سبب شده استفاده خوبی از این ابزارهای نوین اطلاع رسانی صورت نگیرد.

وی یادآور شد، از سوی دیگر بسیاری از مدیران روابط عمومی ما فاقد تحصیلات لازم در خصوص کار خود هستند و حتی دوره های تخصصی نیز ندیده اند و از سوی دیگر در برخی ادارات به دلیل بهتر بودن وضعیت اقتصادی و یا نوع دیدگاه مدیر، توجه بهتری به این مهم شده شاهد استفاده بهتر از فناوری های نوین هستیم./گزارش از زهره کریم زاده